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建筑行业信息化助力“营改增”落地

来源:wx_hwt    发布时间:2018-02-12 20:15:03


前言


信息化手段,是建筑企业应对“营改增”的必备工具。它从信息化管理设计上去保障企业战略层面、组织层面和运营管理层面的应对措施落地。用好信息化工具将帮助企业更简单地管理好“营改增”的各种关键信息,顺利应对这一变革。尤其是针对“营改增”后建企发票异地采集、多点管理、远距离信息传递、即时信息交换的需要,采用云平台技术和OCR扫描技术相结合的信息化方式进行采集,可大大节约管理成本和工作强度。


目前,建筑企业应对“营改增”要做好两方面事情:一是学习和了解增值税体系,设计好方案,进行税负与成本的上下游转移,但这对于建企来说是个难题,因为向上游转,话语权往往不够;向下游转,如果供应商管控不好,也转移不出去;二是加强企业内部的管理,按照增值税管理链条,进行规范化、流程化、可控化的管理,确保合同流、物流、发票流、资金流的四流合一。采用基于“信息化”技术的管理信息化,将是建筑企业应对“营改增“和经营管理变革的重要支撑。


业税财一体协同管理


营改增”后,公司缴纳的增值税一方面与公司的销售业绩有关,营销模式的组织设计与会计的正确核算影响着销项税额;另一方面与公司取得的有效进项税抵扣发票有关。公司与涉税相关的职责不仅在财务部,更多的向市场经营部门、采购物资部门、工程管理部门、企业管理部门扩散。


营改增”后,建筑施工企业在工程决算完毕且工程决算价款全部收到前,很有可能出现财务部门收入的确认时间和计量金额,与工程款收到的时间和金额及计征增值税时建筑业销项税额确认的时间和金额的明显差异。加强业务部门与财务部门的一体化协同,减少财务收入与实际业务结算收入、产值收入的差异,掌握合适的纳税时点,关系企业资金是否提前流出,流出多少的问题。


营改增”后,企业缴纳增值税的多少,与增值税进项取得和抵扣多少有密切关系,而且增值税属于价外税,进项抵扣金额与项目成本金额之间存在配比关系,企业本期入账的项目成本相关数据如物资出入库、分包计算结算等要与本期抵扣的增值税进项实现合理的配比。这就要求实际财务入账数据能与合同管理、物资管理等主要直接成本业务数据能保持一致,防止两者差异太大导致稽查风险。


因为建筑企业的自身行业特点,未来税务系统肯定会把企业的进项抵扣是否“虚受虚抵”作为稽查重点,税务稽查“四流合一”的要求,也要求财务部门抵扣的进项,与实际业务的发生情况能在信息系统中进行匹配,从而实现财务口的税务管理数据与实际业务部门的业务数据能够保持一致。


这就需要财务部门与业务部门的信息能通过一个平台进行有效协同,财务部门进行税务管理的数据与业务部门上的数据协同,相关核算数据直接来自业务和税务管理系统的数据,防止两边数据对不上导致的税务稽查风险发生。


基于项目管理信息化平台实现“四流合一”


建筑企业由于项目部的各种支出业务繁多、数量金额巨大、地域上高度分散,企业应对“营改增”管理将面临更多挑战。增值税的进项抵扣制度使企业发票管理难度加大、进而企业做账的及时性受到挑战。


另外,由于增值税是价外税,在项目成本核算、汇算清缴、纳税申报等方面的工作量也将大大增加。建企“营改增”落地实施工作难度前所未有。只有借力信息化手段,采用最新的云计算、移动应用等信息化新技术实行管理模式创新,才能打赢“营改增”攻坚战。


增值税管理要求“合同流、物流、发票流、资金流”四流合一,需要业务、财务、税务、IT等部门的协同合作,需要整合总部、分子公司、项目部的相关信息。只有基于集团管控为出发点入手,采用基于互联网技术以项目为主线的管理平台,将分布在各地的项目管理起来,实现在集团范围内的人、财、物、资金等资源的管控,才能最终防范企业风险。


基于OCR技术的发票管理创新:“拍一拍”


增值税发票不同于普通的发票,其开具、保管、缴销和认证都有严格的规定。由于建筑施工企业发票采集点高度分散,而且数量和金额都非常巨大,具有量大、点多、线长、面广的特点,对发票的电子化保管和传递显得尤为重要。但如果采用手工采集录入的方式,成本巨大,效率低下,而且因为采集时间问题,导致发票信息不能及时有效传递,还会因此导致总部不能有效进行增值税销项进项的统筹,产生不必要的资金流出,影响企业效益。


假设某施工企业年产值100亿元,每年的进项税发票金额60亿元,每张发票的金额约1万元,每年的进项税发票数量就达到约60万张,大约需要5~6个人来处理这些发票,这无形中增加了企业的管理成本。


根据国家税务总局发布的公告,自2016年3月1日开始,纳税信用A级增值税一般纳税人取消增值税发票认证,包括增值税专用发票、货物运输业增值税专用发票和机动车销售统一发票等三类发票,取得后按规定的流程进行在国税局认证网站上选择相应发票进行数据确认后即可申报抵扣。下一步,此举还将逐步推广到信用为非A级的一般纳税人,最终实现全覆盖。国税局此项政策大大简化企业的进项抵扣流程,同时免去了企业必须购买税务局指定扫描设备的成本,降低了企业税务管理成本。做为新纳入增值税的建筑企业也将充分享受到此政策的红利。


但是目前增值税专项发票还未实现电子发票,在一段时间内仍将采用纸质发票。而且作为建筑企业内部增值税管理需要,发票信息的异地快速采集,相关实际采购人员的签字明确责任主体,发票信息与企业管理系统的合同流、物流进行三流合一后再进行抵扣,发票信息与企业管理系统的资金应收应付一致以及发票信息的电子化档案管理都离不开大量的发票信息采集工作。


如何解决发票信息的采集、传递进入企业管理系统,又能减轻基层员工的工作量,是建企进行“营改增”时必须考虑的问题。采用互联网云平台技术和OCR扫描技术相结合的方式进行采集,能够有效解决此问题,非常适用于建筑企业的发票管理要求。


新中大软件公司开发的发票信息采集软件具备“拍一拍”功能,只要有一部普通的智能手机,就能通过简单的发票拍照,就可以针对性的解决“营改增”后建企发票异地采集、多点管理、远距离信息传递、及时信息交换的需要。而且可以大大节约建企的管理成本和人员工作强度,有利于管控方案的推广,减少管控系统推行阻力。


基于影像技术的会计档案电子化管理


建筑业“营改增”后,建筑企业总部管理部门面临的一个矛盾就是集中抵扣汇总缴纳增值税要求与增值税专用发票分散产生的矛盾。建筑业企业体量较大,几十亿营收的企业很多、上百亿甚至几百亿的企业也不少。


建筑企业如果要做到“营改增”前后税务成本不增加,就意味着需要加强进项发票的管理,企业需要管理的增值税专用发票数量将将达几万甚至几十万张,手工实物管理难度大。


为此,发票影像管理系统的建设是十分必要的。发票影像管理系统支持对增值税发票影像的采集、上传、认证和集中管理(审核、调阅),并实时跟踪的影像文件、纸质票据的状态和位置信息。通过电子影像系统与业务、税务、财务系统的一体化集成, 实现基于影像的业务审批和财务审核。


发票影像管理系统分为扫描子系统和影像服务端子系统两个部分。发票影像管理系统建成后,各地区分公司、各项目部产生的原始增值税发票可以扫描形成电子化文件,并传送至总部财务管理部门,解决了实物文件传递的安全性、准时性以及发票文件审阅的方便性问题。


在实践中,发票管理会有以下情况:一是没有票据影像管理且没有票据实物管理;二是没有票据影像管理,但有票据实物流管理;三是采用票据影像管理。


在第一个阶段,最为混乱,曾经有公司陷入过每天忙于查找单据,告诉员工单据在哪里的混乱状态中,甚至出现单据在员工抽屉中积压上月都无人知晓的盲目状况。管理效率低下,税务风险完全失控。


在第二个阶段,实物流转终于管理起来,但这种管理投入我们大量的人力物力,内部流转从票据分拣到分发到业务处理到稽核到归档,每一个环节均需要进行实物状态的跟踪。税务管控风险较高,管理效率较低。


而在第三个阶段,发票影像管理系统环境下,票据直接进入档案中心归档,完全是无纸化办公,所有的流转均通过系统控制,效率大幅提升。